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///TOSHIBA - Dématérialisation et Gestion des flux documentaires (2/2)

TOSHIBA - Dématérialisation et Gestion des flux documentaires (2/2)

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VALIDATION et CONSERVATION, deux étapes garantes de la traçabilité et de la sécurité
des documents

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Une fois acquis, intégrés et traités, les documents qui entrent dans l’entreprise doivent transiter par une étape de Validation dans la gestion des flux documentaires avant la phase finale de Conservation.

Voici où elles se situent parmi les étapes clés qui ponctuent le cycle de vie des contenus :

 

  1. 1.   Acquisition
  2. 2.   Intégration et Traitement
  3. 3.   VALIDATION et CONSERVATION
  4. 4.   Transmission 

La phase de Validation, une étape incontournable

Après la phase de traitement, les documents entrants sont soumis à un processus de validation pouvant impliquer de multiples intervenants. Ces derniers peuvent visualiser, vérifier la véracité du document et le valider tout en assurant la traçabilité du cycle de validation. On constate, à ce stade, combien l’optimisation des processus métier, avec des workflows avancés comme l’usage de règles de validation conditionnelles, contribue à accélérer considérablement la transformation numérique des entreprises. Grâce à l’automatisation des processus, l’existence d’outils de workflow améliore ainsi la productivité de l’entreprise, en lui assurant la maîtrise du flux documentaire.

 

La Conservation, un défi alors qu’en France, 67% des entreprises ont été victimes de cyberattaques en 2019.

La conservation des documents est un enjeu majeur pour les entreprises. Elles doivent se mettre en conformité en termes de sauvegarde et de stockage des documents ! RGPD, Loi Pacte, comment les entreprises appréhendent-elles ces législations pour protéger aux mieux leurs données personnelles ? La conformité règlementaire des entreprises est un véritable défi qui s’applique à l’ensemble de leurs solutions métiers. Et les réglementations sont vouées à se multiplier, c’est pourquoi les solutions vont encore plus loin et offrent la possibilité d’accès à un coffre-fort numérique !

 

Toshiba peut témoigner de l’importance des phases de VALIDATION et de CONSERVATION des documents comme des enjeux qui en découlent.

  • En effet, ceci soulève de nombreuses interrogations, par exemple :
    Les environnements collaboratifs complexifient-ils cette tâche ?
  • Comment optimiser les workflows en entreprise ?
  • Combien de cyberattaques touchent les entreprises par an en moyenne ?
  • Comment évoluera la réglementation sur la conservation des données dans les 5, 10, 15 années à venir ?
  • Les entreprises peuvent-elles anticiper et se doter de solutions allant au-delà de la réglementation actuelle ?

 

Souhaitez-vous échanger avec un expert de la dématérialisation Toshiba ?

 

 

 

 

 La TRANSMISSION doit favoriser la traçabilité des documents
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 Le cycle de vie d’un document se termine par la signature numérique et l’horodatage de celui-ci. Cela permet d’obtenir des documents numériques à valeur probatoire.
Cette dernière étape qui ponctue la circulation des contenus est la TRANSMISSION :

 

  1. 1.   Acquisition
  2. 2.   Intégration et Traitement
  3. 3.   Validation et Conservation
  4. 4.   TRANSMISSION  

 

 La phase de Transmission ou l’enjeu de l’évolution du document dans le temps 

Une fois que les documents ont été traités, indexés, validés… ils sont transmis à différents destinataires. A ce stade interviennent principalement les problématiques de conformité, de sécurité et de traçabilité. En effet, le document ne doit subir aucune altération entre son état d’arrivée et celui dans lequel il est communiqué aux différents expéditeurs et récepteurs.

Lors d’échanges en interne comme en externe, il reste primordial pour l’entreprise et ses partenaires d’être capable de s’assurer de l'origine d'un message, de l'authenticité de son contenu et de ses pièces jointes par exemple. Trois méthodes permettent d’assurer la conformité des documents numériques transmis :

 

  • L’EDI (échange de données informatisées), processus d’échange des données informatiques, utilisé principalement par les grandes entreprises en raison de son coût élevé.
  • La piste d’audit fiable, plébiscitée par de nombreuses entreprises, qui permet l’envoi de documents au format PDF tant qu’ils respectent des contrôles et trois grands principes (authenticité de l’origine de la pièce, lisibilité de la pièce, intégrité du contenu).
  • La signature électronique, couplée à l’horodatage, est l’un des processus les plus simples permettant de garantir l’identité et l’intégrité du document.

 

La dématérialisation assure une sécurité optimale car tous les fichiers électroniques peuvent être stockés au sein de datacenters. Sécurisés, ces derniers permettent aux différents acteurs d’interagir directement via le document, tout en bénéficiant de la traçabilité de leurs adresses IP, de la date et de l’heure des modifications qui y sont apportées. D’autant plus que si l’un des partenaires fait face à un problème technique ou à une cyberattaque, l’entreprise pourra facilement retrouver les documents relatifs à la collaboration, tous sont indexés et classés.

 

Toshiba peut apporter son expertise sur les problématiques liées à la phase de TRANSMISSION des documents et les facteurs permettant de la rendre plus performante : 

 

  • Quels sont les risques qui pèsent sur les documents lors de leur transmission ?
  • Comment s’en prémunir ?
  • Comment évaluer et comparer les performances des différentes solutions de GED à ce sujet ?
  • Quelles sont les règlementations en vigueur à respecter ?
  • Quelles sont les bonnes pratiques auxquelles les employés doivent être formés ?

 

Souhaitez-vous échanger avec un expert de la dématérialisation Toshiba ?

  • Contacts presse

  • L’équipe LEWIS pour Toshiba
  • Alice Soula
  • Marion Bosserelle
  • Gaétane Roche
  • Toshiba@teamlewis.com
  • 01 85 65 86 24
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Tags : Presse