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///Toshiba accompagne l’ AGSS dans l'optimisation de son parc d'impression et la dématérialisation de ses documents

Toshiba accompagne l’ AGSS dans l'optimisation de son parc d'impression et la dématérialisation de ses documents

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Contexte et enjeux 
 
L’Association, qui gère des milliers de documents administratifs au quotidien, soit environ 2600 scans et 1000 factures indexées par jour, souhaitait réduire le temps d’envoi et de classement de ses documents entre les structures et le siège situé à Lille.  
L’AGSS disposait d’un parc d’impression hétérogène (imprimantes individuelles, scanners et fax) et avait besoin de dématérialiser ses dossiers et de mettre en place un système de GED (Gestion Électronique de Documents).  
Son objectif : optimiser la communication entre les services et gagner en productivité en améliorant la gestion administrative de ses documents.  

Toshiba, un partenaire stratégique  
 
Entre juin 2016 et septembre 2017, l’association a donc fait appel aux équipes de Toshiba pour l’accompagner dans la rationalisation de son parc d’impression et la dématérialisation de ses documents. Ainsi, les imprimantes individuelles ont été remplacées par 41 multifonctions, répartis sur les 21 structures.  
« Pour ce projet, L’AGSS a choisi la double expertise de Toshiba TRNP pour intervenir à la fois en tant que fournisseur de matériel d’impression et intégrateur. Notre mission consistait à actualiser le parc d’impression et à mettre en place des solutions de gestion de flux de documents complètes qui incluent des « briques » matérielles, logicielles et prestations de services de suivi et d’assistance afin d’apporter de la valeur au client » déclare Pascal Gallotta, Président de TRNP (Toshiba Région Nord Picardie).  
 
 
 
Un bilan positif : des solutions adaptées aux contraintes métier
  
Le bilan est aujourd’hui plus que positif, selon Emmanuelle Tulipier, Directrice de l’Administration des Activités Tutélaires, pour qui Toshiba est « plus qu’un simple fournisseur de matériel ». « Nous sommes sur une logique constante d’échanges. Toshiba propose des solutions adaptées à nos besoins en tenant compte de nos contraintes métiers et en nous conseillant sur la faisabilité technique de nos projets », ajoute-t-elle. 
 
Concernant le projet de dématérialisation, Toshiba développe actuellement un système de ventilation des documents scannés qui s’intègre au logiciel métier de l’association. Ce dernier va permettre aux multifonctions, lors du scan, de reconnaître la provenance d’un document et de le déposer dans un répertoire dédié et défini au préalable. En effet, ce programme, capable d’identifier les documents et de les classer par catégorie, va ainsi faciliter le travail des opérateurs dans le système de vidéocodage des documents. 
 
Pour améliorer la fiabilité des scans et gagner en productivité, Toshiba a également mis en place un applicatif sur les ordinateurs afin que les documents scannés soient contrôlés avant d’être transmis au programme d’identification. 
Toute cette intégration est maintenue et couverte par un contrat de services : hot-line et accès à distance permanent sur l’ensemble du réseau informatique du client afin de garantir le bon fonctionnement du système et d’être toujours réactif par assurer la continuité de service. 
 
Des résultats : plus de productivité et d’économies
 
La rationalisation du parc a d’ores et déjà permis à l’AGSS de réaliser des économies significatives grâce à :  
- La diminution du nombre de postes d’impression - La réduction des coûts liés à l’achat groupé de cartouches et de toners.  
Grâce à la mutualisation des équipements, les collaborateurs de l’association bénéficient de systèmes plus performants avec une qualité et une vitesse d’impression et de scan plus élevées.  
L’amélioration des processus de dématérialisation va entrainer un gain de temps estimé à 840 heures par an sur les 7 sites majeurs de l’AGSS et une économie estimée à 18000 euros par an pour l’association. Plus encore, la dématérialisation assure à l’AGSS une plus grande sécurité et fiabilité. 
 
Le suivi et l’accompagnement des équipes Toshiba ont permis à l’AGSS d’obtenir des solutions entièrement adaptées à son métier et à ses besoins.  
Une véritable relation de confiance s’est installée entre les équipes depuis 10 ans.  
 
 
 
À propos de Toshiba TFIS Fort d’une expérience de 40 ans dans la gestion documentaire, l’impression bureautique et l’impression codesbarres, avec une offre globale d’imprimantes multifonctions, d’imprimantes codes-barres, logiciels et services associés, Toshiba propose aux entreprises des solutions numériques intégrées et innovantes, qui leur garantissent un usage simplifié et optimisé de leurs documents et informations avec en prime la rationalisation de leurs consommations (papier, CO2). Avec ses 8 filiales métropolitaines, une structure de vente directe auprès des clients Grands Comptes, un réseau indirect de distributeurs agréés France et export pour l’activité impression bureautique et un réseau indirect de distributeurs agréés pour l’activité impression industrielle et identification, Toshiba garantit à ses clients un service personnalisé et de proximité. Pour en savoir plus : www.impression.toshiba.fr/tfis et www.mon-entreprise-numerique.fr/ 
 
A propos de l’AGSS « L’AGSS est une association loi 1901 créée en 1958 par l’UDAF du Nord pour la gestion des services sociaux qu’elle avait jusqu’alors en gestion directe. L’AGSS intervient dans la gestion des services sociaux sur les domaines de la protection de l’enfance et la protection juridique des majeurs. Par le biais de tutelles et de curatelles, elle apporte une aide administrative aux familles qu’elle représente. L’AGSS regroupe 640 salariés répartis sur 2&sites présents sur le département du Nord. Plus d’infos sur : www.agss-udaf.org 
   
Tags : Société